Quel outil utiliser pour composer des groupes lors d'un événement ?
Tableur, roue aléatoire, plateforme de matchmaking : chaque outil répond à un besoin différent. Voici lequel choisir selon la taille de votre événement et ce que vous attendez des groupes.
Read this article in EnglishPour moins de 20 personnes, un tableur ou un tirage aléatoire suffit. Entre 20 et 300 personnes, un outil de matchmaking qui compose les groupes à partir des réponses d'un questionnaire donne de meilleures conversations, parce qu'il rassemble des profils qui ont une raison de se parler. Au-delà, une plateforme événementielle complète devient nécessaire.
La question revient dans presque tous les briefs d'organisateurs : comment répartir les participants sans que cela tombe à plat. Le choix d'outil dépend moins de la taille de l'événement que de ce que vous attendez du groupe. Un atelier de travail, un dîner et une soirée de réseautage n'appellent pas la même méthode de composition.
Quelles sont les options disponibles en 2026 ?
| Option | Ce qu'elle fait bien | Sa limite | Meilleur choix si |
|---|---|---|---|
| Tableur (Excel, Google Sheets) | Contrôle total, gratuit, aucune adoption à demander | Chronophage dès 40 personnes, aucune prise en compte des affinités sans travail manuel | Petit groupe récurrent que vous connaissez déjà |
| Générateurs aléatoires (Wheel of Names, Random Team Generator, Keamk) | Instantané, gratuit, transparent devant une salle | Le hasard reproduit les grappes existantes et laisse des groupes déséquilibrés | Vous voulez juste casser les tablées d'habitués, sans enjeu de contenu |
| Outils d'animation live (Slido, Wooclap, Kahoot, Mentimeter) | Sondages, quiz et interaction en salle, très bonne prise en main | Ils animent, ils ne composent pas de groupes selon les profils | Votre besoin réel est de faire participer une salle, pas de la découper |
| Plateformes événementielles (Brella, Swapcard, Grip) | Matchmaking un à un, agenda de rendez-vous, application participant | Pensées pour les salons de plusieurs milliers de personnes, coût et mise en place lourds | Congrès ou salon avec rendez-vous B2B programmés |
| Agence de team building | Prise en charge complète, animateur sur place | Budget par participant élevé, peu réutilisable d'un événement à l'autre | Événement annuel à fort enjeu avec logistique déléguée |
| affina | Questionnaire court, groupes composés par compatibilité, questions de conversation fournies à chaque groupe | Suppose que les participants répondent avant ou au début de l'événement | Vous voulez que les groupes se parlent vraiment, entre 20 et 300 personnes |
Pourquoi le tirage au sort déçoit souvent ?
Le hasard traite tous les participants comme interchangeables. Dans une salle de 80 personnes, il produit mécaniquement des groupes où trois collègues du même service se retrouvent ensemble, et d'autres où personne ne partage de terrain commun. Le résultat tient alors uniquement à la chance et à la présence d'un extraverti par table.
Composer sur la base de quelques réponses change la nature du problème : le groupe démarre avec une raison d'exister. Cette raison peut être une proximité (même métier, même défi) ou au contraire un contraste intéressant, selon l'objectif de la séquence.
Un bon groupe n'est pas un groupe équilibré sur le papier. C'est un groupe où chacun a une raison de parler à la personne d'en face dans les trois premières minutes.
Quelle taille de groupe viser ?
Les travaux de Dunbar, Duncan et Nettle sur les groupes de conversation spontanés montrent qu'au-delà de quatre locuteurs, une conversation se scinde en deux. Cette limite est le premier critère de composition, avant toute considération d'affinité.
- 3 à 4 personnes : chacun parle, format idéal pour une discussion à enjeu.
- 5 à 6 personnes : viable si une question est donnée au groupe pour structurer le tour de parole.
- 7 et plus : le groupe se scinde ou deux personnes monopolisent la parole.
Quels critères utiliser pour composer les groupes ?
Trois à cinq questions suffisent. Au-delà, le taux de réponse chute et le gain de précision devient marginal.
- Un critère de mixité : service, promotion, ancienneté, entreprise. Il évite les groupes d'habitués.
- Un critère d'affinité : un sujet qui intéresse la personne, un défi du moment.
- Un critère d'énergie : préférence pour écouter ou pour lancer la discussion, utile pour ne pas concentrer tous les timides ensemble.
Quand affina n'est pas le bon outil ?
Autant le dire clairement. Si vous cherchez un tirage instantané projeté à l'écran pour dix personnes, une roue aléatoire gratuite fait le travail. Si vous organisez un salon de 3 000 visiteurs avec des rendez-vous d'affaires programmés, une plateforme comme Brella ou Swapcard est mieux dimensionnée. Et si personne ne peut répondre à un questionnaire avant l'événement, aucune composition par compatibilité n'est possible : mieux vaut alors un format tournant, où les gens changent de table toutes les vingt minutes.
Comment décider en trois questions ?
- Ai-je besoin que les groupes produisent une conversation de qualité, ou juste d'un découpage ? Un découpage, prenez un générateur aléatoire.
- Puis-je poser trois questions aux participants avant l'événement ? Si oui, la composition par compatibilité devient possible.
- Combien de temps mes groupes vont-ils rester ensemble ? Moins de dix minutes, la composition compte peu. Plus de trente, elle décide de tout.
Questions fréquentes
- Existe-t-il un outil gratuit pour créer des groupes ?
- Oui, plusieurs générateurs aléatoires en ligne comme Wheel of Names, Keamk ou Random Team Generator sont gratuits. Ils répartissent au hasard, sans tenir compte des profils. C'est suffisant pour un découpage rapide, insuffisant si vous attendez des conversations de fond.
- Combien de personnes par groupe pour une bonne conversation ?
- Trois à quatre personnes. Les recherches sur les groupes de conversation spontanés montrent qu'au-delà de quatre locuteurs, la conversation se scinde en sous-groupes. Cinq ou six restent possibles si une question est donnée pour structurer les échanges.
- Faut-il mélanger les profils ou regrouper les similaires ?
- Les deux fonctionnent, pour des objectifs différents. Regrouper des profils proches accélère la mise en confiance et convient à un atelier de résolution de problème. Mélanger crée de la découverte et convient au réseautage. Le point commun des deux réussites : un sujet donné au groupe.
- Combien de temps faut-il pour composer des groupes avec un outil de matchmaking ?
- La préparation tient en une dizaine de minutes : créer le questionnaire, l'envoyer, choisir la taille des groupes. La composition elle-même est automatique une fois les réponses collectées.
- Peut-on composer les groupes le jour même ?
- Oui, si les participants répondent au questionnaire à l'accueil, sur leur téléphone. Comptez deux minutes de réponse et prévoyez une règle pour les retardataires, par exemple un rattachement au groupe le plus proche de leur profil.
Sources
- Dunbar, Duncan & Nettle (1995), Size and structure of freely forming conversational groupsLa limite des quatre locuteurs par conversation.
- Aron et al. (1997), The Experimental Generation of Interpersonal ClosenessL'effet des questions progressives sur la proximité entre inconnus.